更新观念 创新方法 实现档案工作新突破

 

本报讯(报道员 周琳璐)2018年是公司的“制度管理年”,企业各项改革制度不断完善,而企业档案是企业生产经营和管理中的重要依据,是企业经营和发展过程中的重要财富。集团公司档案室根据本部门档案管理现状,在2016年数字化档案项目的基础上,今年下半年,在做好日常档案管理工作的同时,对86年成立档案室以来的所有人事档案、财务档案进行了一次整理,提高了档案管理工作的规范化、标准化水平。

档案装具是存放和保护档案的基本,是确保档案完整和安全的前提,档案装具的更换既合理的利用了有限的库房空间,又做到了整齐划一,库房面貌焕然一新,查阅一目了然,节省了查阅时间,提升了工作效率。更换老旧装具也是对档案的保护。由于人事档案、财务档案的保密性要求,目前这两大类目档案不能进行电子扫描,仅为纸质方式进行保存,而且这两类档案存放时间较长、借阅量大,极容易造成破损,因此档案的妥善保管,如何最大限度延长档案的使用寿命成为目前档案管理工作中急需解决的一项难题。为此档案室本着“利用促保护、保护为利用”的原则,针对目前档案装具材料老化,破损严重,难以达到档案保存“十防”的标准,档案室本着“利用促保护、保护为利用”的原则决定对人事档案、会计档案卷盒进行全面更换。历时半年,完成了1789卷人事档案及3024卷近50年的会计档案装具的更换工作。此外,档案管理工作不是单纯的“为保管而保管”,其最终目的是为了达到更好的利用效果,因此在更换装具的同时,人事档案员和会计档案员根据历年档案管理的工作经验及管理要求对这两类档案的管理也重新进行了调整。

人事档案管理,对干部档案的保存方式进行改变,由于人事档案不同于其他类别的档案,档案材料流动性较大,人事材料收进频繁,每年都会有新的材料装订入卷,原有的装订方式反复拆装难免会造成档案的破坏。通过调研决定,将原有的卷绳装订方式改为打孔活页装订,这样每次整理装入新的人事材料时就不会破坏原有的档案资料,最大程度的保护了档案的完整性;对人事档案卷内十大类别目录顺序按组织部人事档案管理最新要求也进行了相应调整,并将原有手写体卷内目录全部录入干部管理系统,生成电子版机打目录,使得卷面清晰,更加规范;重新进行了案卷编号,改变了三十多年员工人事档案旧的管理方式,在保管、查借阅方面更加科学、合理、规范、便捷,也使档案管理方面有了新突破。

在会计档案方面,对会计档案装具背脊标签进行重新编制,完善了标签内容,对保管期限、保管内容、档案编号做了详细标注,使得查找更便捷。其次,原始的财务档案收进移出帐已不适于现有的财务档案记载,财务档案每年都有收进、销毁,到期销毁后,年度内的库存数量会发生变化,传统的记账方式不能体现出变化后的年度实际库存数量,时间久了,难免造成账面混乱,不利于追溯查找。因此重新制定了收进移出帐表格,删减了保管期限二、三、五、十年的短期项目栏,在体现总库存数量的基础上,增加了年度内永久、长期(25年)、15年的库存数量,使内容更详细、具体、全面。填表的方式也进行了改变,借鉴了财务借贷记账法,重新对50年来的财务收进移出帐进行了整理、核对,使得每个年度的各类年限档案的原始数量、现有数量、总库存数量都能在一个账面上清晰体现、账物相符,使得收进移出帐更准确、利用起来更方便。

企业档案管理工作为企业的各项规章制度提供了管理的参考依据,是现代化企业制度健康发展的重要环节之一,努力做好档案管理工作,使档案管理工作更好的为企业发展服务,通过档案管理的不断改革创新,使企业档案管理水平不断提升,为企业发展发挥更大、更积极的作用。

 

 

发布时间:2019-01-11   |   发布人:系统管理员  

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